Softver i hardver korporativnih proslava u restoranu

Formula za uspešno organizovane korporativne proslave predstavlja saradnja između organizatora u kompaniji i restorana u kome se događaj planira, a to znači da se dobar deo odgovornost prebacuje na upravu ugostiteljskog objekta.

Svest o takvoj vrsti odgovornosti je činilac koji restoran čini poslovnim partnerom, pa stoga mora da vodi računa o  svim svojim potencijalima koji korespondiraju zahtevima naručioca usluge. To znači da moraju da raspolažu kompaktnom celinom, i “softverom” i “hardverom” adaptibilnom na široku lepezu formi ove vrste događaja.

Korporativni događaji, od proslava jubileja, nagrada, seminara, obuka, tematskih večeri, raznovrsnih oblika promotivnih aktivnosti, koktela, konferencija za štampu i sličnih događaja, svaki za sebe, zahtevaju poseban pristup i u planiranju, i u realizaciji.

Šta je potrebno za uspešnu organizaciju korporativne proslave

Ono što je zajedničko za organizaciju svih su minimalni kapaciteti koje uprava restorana mora imati na raspolaganju:

• dovoljan broj obučenog osoblja
• adekvatno uređen prostor koji se, po potrebi, može transformisati iz jedne ili više celina u delove (za potrebe događaja sa relativno malim brojem učesnika kao što su konferencije za štampu, radionice, specijalističke obuke  i slično)
• odličnu konekciju na internet
• rasvetu
• audio i video opremu
• orkestar, fotograf i snimatelj, po potrebi
• obezbeđen parking

Važnost dobro obučenog kadra

Obučen kadar, od šefa kuhinje do konobara je nešto što se podrazumeva kao deo ugostiteljske usluge koji utiče kako na renome, tako i na profit.

Za koroporativne proslave, u smislu dobro pripreljenog potencijala ove vrste, vrlo je važno se uprava pobrine za stručnog kooridinatora, najčešće menadžera, koji pored struke poseduje i izražene organizacione sposobnosti. To znači da jedna ili više osoba moraju biti spremne da listu zahteva, ili želja klijenta  prevedu u realni raspored obaveza svakog od članova tima unutar restorana.

Pored ponuđenih gastronomskih usluga i personala za koji se pretpostavlja da je i jedan od faktora zbog koga se kompanija opredelila upravo za taj restoran, vrlo često potrebno je obezbediti i animatora, konferansijea, voditelja, odnosno  osobu kvalifikovanu za ovakve vrste poslova.

Kako za ovom vrstom zanimanja ne postoji stalna potreba u ugostiteljskim objektima, najčešće se angažuje osoba koja je upravo za to i specijalizovana. U zavisnosti od oblika koroporativog događaja kao i njenog koncepta često se angažuju i tonac, stučno lice za rasvetu i video instalacije.

Budući da je na korporativnim proslavama šireg tipa muzika sastavni deo događaja, u personal se svrstava i orkestar sa repertoarskim programom prilagođenim ovoj vrsti proslava.

Ukoliko kompanija nema svog fotografa, za uspomene sa proslava, potrebno je angažovati lice koje će se pobrinuti da svi bitni trenuci i atmosfera budu zabeleženi na ovaj način.

Odgovarajuća dekoracija je nešto što se podrazumeva, pa ukoliko u samom objektu ne postoji osoba koja se bavi isključivo dekorom, na raspolaganju su agencije ili pojedinici koji će se pobrinuti za svaki detalj.

Izbor adekvatnog prostora

Prostor u kome se odvija proslava mora biti odgovarajuće veličine, komforan i za poslovni deo, ali i za zabavu ukoliko se radi o ovoj formi korporativne proslave.

Restorani vrlo često imaju adaptibilne celine koje podrazumevaju da se svojevrsnim scenografskim rešenjima mogu prilagoditi upravo onoj površini koja ne ostavlja mogućnost ni da se gosti osećaju nelagodono u previše prostora, a ni da se stvori klaustofobična atmosfera.

Za programske celine u skopu događaja koje podrazumevaju poslovni deo podrazumeva se određena scenografija, na primer konferencijski sto, bina, i slično, rasveta, a često i video projektor, platno odgovarajuće veličine i kvaliteta, kao i mikrofoni.

Sve ovo se definiše u procesu dogovaranja, a na upravi ili projektnom menadžeru je da se pobrine za inventar koji se obezbeđuje iz sopstvenih resursa ili najmom, zakupom ili sličnom formom usluge.

Brz i podzdan internet

Usluga interneta se ne postavlja kao posebna već podrazumevana stavka, a ukoliko se radi o wi-fi konekciji gostima i učesnicima je potrebno dostaviti šifru ili pojednostaviti način za automatsku konekciju.

Dovoljan broj parking mesta

Parking je jako bitna stavka za ocenu uspešnosti u organizaciji, pa ukoliko objekat raspolaže sopstvenim parkingom, neophodno je rezervisati dovoljan broj mesta isključivo za goste predstojećeg događaja.

Na koroporativnim događajima se vrlo često koristi ili deli propagandni materijal i neophodno je imati u vidu da se isti dostavi na vreme, kao i ostavi na odgovarajućem mestu, do trenutka korišćenja.

Uz propagandni materijal kompanije koja organizuje svoj događaj ugostiteljski objekti gostima vrlo često dodaju i svoj, u vidu sitnog poklona ili simbolične sitnice. Za ovaj detalj obično je zadužen, ili menadžer projekta, ili personal koji se bavi dekoracijama i scenografijom.

Pregledom navedenih stavki organizacija koroprativnih događaja za jedan ugostiteljski objekat predstavlja kompleksan zadatak u kome mora da balansira između sopstvenog profita i ekonomične ponude za kompaniju, naručioca usluge.

Stoga je pažljivo planiranje i detaljan dogovor sa organizacionim timom naručioca u vidu plana najbitniji deo posla, ocena uspešnosti može se izvesti ne samo finansijiskim rezulatatima obe strane već utiskom koji će gosti i učesnici prepričavati.